“Nguyên tắc đối chiếu” - nguyên tắc vàng phòng ngừa sự không phù hợp trong sản xuất

Nguyên tắc đối chiếu được coi là quy tắc vàng trong quá trình sản xuất thực phẩm bảo vệ sức khỏe, sản xuất thực phẩm chức năng của nhà máy đạt chuẩn GMP trong sản xuất thực phẩm bảo vệ sức khỏe – Công ty Hồng Bàng.

Quá trình sản xuất là một quá trình tổng hợp của nhiều công đoạn, với sự tham gia của các cá nhân khác nhau. Mỗi công đoạn có tính đặc thù riêng, có công đoạn cần tỉ mỉ, cẩn thận, có công đoạn cần sự nhanh nhẹn, nhạy bén, có công đoạn cần có kỹ năng quan sát, đánh giá, lại có công đoạn cần tư duy tầm xa. Đối với mỗi cá nhân cũng vậy, có người có thế mạnh ở kỹ năng tính toán, có người cẩn thận, có người ẩu, có người làm rất nhanh, có người lại chậm…

Việc sắp xếp các cá nhân vào công việc hiếm khi có thể toàn vẹn, phù hợp hoàn toàn. Hơn nữa việc luân chuyển công việc, hỗ trợ, tăng cường giữa các công đoạn thường xuyên xảy ra nên cần có một công cụ hỗ trợ rõ ràng để tránh sai sót khi thực hiện, dù với những cá nhân có “thâm niên” hay “người mới” đều cần tuân thủ theo nguyên tắc để công việc đạt chất lượng. Đó là “nguyên tắc đối chiếu”.

Nguyên tắc đối chiếu cần sự tham gia của 2 hay nhiều cá nhân, với việc sử dụng các công cụ đối chiếu xác định, thể hiện bằng các biểu mẫu, tích kiểm tra, ký xác nhận. Số lần đối chiếu càng nhiều, công cụ đối chiếu càng mạnh thì nguy cơ rủi ro càng thấp. Trên thực tế với mỗi công đoạn đều cần sử dụng từ 2 lần đối chiếu trở lên để đảm bảo các thông tin khớp nhau, đúng, đủ theo yêu cầu quy định.

Có thể thấy nguyên tắc đối chiếu này trong thực tế triển khai rất nhiều công việc và hiệu quả mà nó mang lại. Ví dụ như:

Công đoạn làm lệnh sản xuất (LSX): nhân viên kế hoạch dựa vào định mức kỹ thuật (ĐMKT), thông tin về nguyên vật lực (NVL), thông tin kiểm nghiệm, đơn hàng… để tính toán số lượng vật tư, nguyên liệu cùng với các thông tin khác như thông tin dập trên vỉ, thông tin in trên hộp (Số lô – NSX – HD), số nhảy, maquette… Những thông tin này đều hết sức quan trọng và có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm. Để đảm bảo thông tin đưa ra “đúng”, sau khi làm lệnh, nhân viên kế hoạch sản xuất (KHSX) phải thực hiện công đoạn kiểm tra theo “Checklist lệnh sản xuất”. Tiếp theo đó, nhân viên QA phụ trách kiểm tra LSX theo “Checklist kiểm tra lệnh sản xuất”. Mỗi checklist đều có đủ đầu mục nội dung quan trọng cần kiểm tra, đảm bảo các nội dung trong lệnh đưa ra đúng, đủ. Các hoạt động kiểm tra diễn ra độc lập với nhau, do vậy hạn chế được sai sót xảy ra.

Công đoạn nhận nguyên vật liệu/bao bì từ kho vào tổ: Công đoạn này được kiểm soát độc lập bởi 2 cá nhân riêng biệt là nhân viên kho và nhân viên tổ sản xuất, với gốc đối chiếu là LSX. Các chỉ tiêu cần kiểm tra là tên NVL/bao bì, số lô, số lượng, hàm lượng, số phiếu kiểm nghiệm, số maquette (bao bì), hạn sử dụng, dấu ĐẠT… Các chỉ tiêu này phải khớp với LSX, biểu mẫu xuất nhập và thực tế nhãn. Sau đó, các chỉ tiêu này lại được check kiểm tra 1 lần nữa khi cân chia nguyên vật liệu/sử dụng bao bì.

Công đoạn cân chia nguyên vật liệu: Công đoạn này đòi hỏi phải thực hiện đúng theo nguyên tắc 1 người cân – 1 người kiểm tra để tránh sai sót khi cân, với sự đối chiếu theo công thức chuẩn của kỹ thuật trong biểu mẫu cân chia – bảng cân chia, đồng thời cũng phải kiểm tra đủ các chỉ tiêu nhãn như công đoạn nhận NVL. Công đoạn này cũng được đối chiếu với công đoạn nhận NVL xem số lượng nguyên vật liệu khi nhận và khi san lẻ có khớp nhau, có sai lệch không. Nếu có thì sai lệch ở đâu?…

Công đoạn pha chế: Trước khi đưa mẻ pha chế lên máy trộn, công đoạn check theo biểu mẫu cân chia là công đoạn thiết yếu để phòng tránh nhầm lẫn, sai lệch khi pha chế. Đây là việc có ảnh hưởng lớn đến chất lượng sản phẩm, là chốt kiểm tra cuối cùng cho cả quá trình pha chế. Quá trình kiểm tra có sự tham gia của nhân viên vận hành máy và nhân viên IPC/kỹ thuật/tổ trưởng để tích kiểm tra với từng nguyên liệu trước khi đưa vào thiết bị trộn, tránh tình trạng thừa, thiếu số lượng, chủng loại nguyên liệu dẫn đến sự không phù hợp.

Công đoạn phân liều: Công đoạn này cần sự kiểm tra theo các chỉ tiêu Tiêu chuẩn bán thành phẩm với tần suất quy định, có sự đối chiếu giám sát chéo của nhân viên IPC và kỹ thuật.

Công đoạn đóng gói và hoàn thiện: Với công đoạn này các chỉ tiêu như thông tin số lô – NSX – HD, số nhảy… là các thông tin quan trọng và cần được kiểm soát, đối chiếu liên tục. Mỗi công đoạn liên quan đến các thông tin này cần sự kiểm tra của nhân viên IPC và tổ trưởng/trưởng ca. Ví dụ: quá trình in phun/dập date/in số nhảy cần đối chiếu theo LSX, với sự tham gia của nhân viên vận hành, trưởng ca/tổ trưởng, IPC (3 check); Mỗi khi cài đặt lại thiết bị đều cần đối chiếu lại.

Bàn giao Bán thành phẩm: mỗi thời điểm bàn giao bán thành phẩm đều cần sự đối chiếu của cả bên nhận và bên giao, với đủ các chỉ tiêu kiểm tra như nhãn (tên sản phẩm, số lô, ghi chú đi kèm…), số lượng, tình trạng công đoạn…

Tính toán công thức kỹ thuật: Việc tính toán được thực hiện dựa vào thông tin LSX, theo nguyên tắc đối chiếu giữa (tổng số lượng/số mẻ) với (hàm lượng/viên x cỡ mẻ), có đối chiếu với biểu mẫu mẻ chuẩn của QTSX trong biểu mẫu cân chia. Ngoài ra, việc đối chiếu các nguyên liệu có bù hàm lượng cũng cần thiết và là một bước quan trọng để kiểm soát lại lệnh sản xuất.

Nguyên tắc đối chiếu trong quá trình cần thường xuyên, liên tục và thể hiện rõ ràng qua công cụ (biểu mẫu, checklist..), xác nhận bằng chữ ký của những bên tham gia. Đối chiếu cần thiết đối với sự chuyển tiếp của các công đoạn (công đoạn sau kiểm tra công đoạn trước). Ví dụ: Công đoạn cân chia NVL kiểm soát công đoạn nhận NVL, công đoạn pha chế kiểm soát công đoạn cân chia, công đoạn in phun kiểm soát lại công đoạn dán tem chuẩn bị hộp, công đoạn gập hộp kiểm soát công đoạn in phun, công đoạn nhặt vỉ kiểm soát công đoạn ép vỉ…

Ngoài ra nguyên tắc đối chiếu còn cần thiết thực hiện giữa các cá nhân trong cùng công đoạn, người làm sau kiểm soát người làm trước, ca sau kiểm soát ca trước…

Như vậy, có thể thấy “nguyên tắc đối chiếu” là một nguyên tắc phù hợp cho từng vị trí, nhiệm vụ và công việc cụ thể. Tuy nhiên hiệu quả của nguyên tắc này phụ thuộc vào độ mạnh của các công cụ dùng để đối chiếu (các checklist, nội dung đối chiếu càng cụ thể, chi tiết, tóm lược được đầy đủ các nội dung quan trọng thì càng tránh được sai sót). Do vậy việc xây dựng, cải tiến các công cụ đối chiếu một cách chủ động, phù hợp với từng vị trí chính là biện pháp hiệu quả để ngăn ngừa lỗi. Ngoài ra tinh thần thái độ nghiêm túc trong công việc chính là yếu tố quyết định đến hiệu quả của các công cụ đưa ra, đây cũng là một nhiệm vụ – thách thức cho đội ngũ quản lý tại các đơn vị.