Kiểm kê kho - Công tác quan trọng trong quản lý hàng hóa

Công tác kiểm kê hàng tồn kho là một công việc quan trọng và hết sức cần thiết trong quản lý của mỗi doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc hàng tồn kho được kiểm kê và báo cáo thường xuyên sẽ giúp người quản lý có căn cứ tin cậy để đưa ra các quyết định sản xuất kinh doanh, đáp ứng tiến độ, đồng thời tạo điều kiện để tiết kiệm vốn và đảm bảo ổn định sản xuất kinh doanh.

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho tốt còn giúp hạn chế tổn thất về nguyên vật liệu và hàng hóa, tránh tình trạng do hàng hóa/nguyên vật liệu tồn kho lâu ngày, bị quá hạn, hỏng hóc, hao mòn hoặc không sử dụng được tiếp… buộc phải tiêu hủy. Điều này làm tăng chi phí đầu vào của sản phẩm và gây ảnh hưởng đến nguồn vốn của doanh nghiệp.

Ngoài ra, một quy trình kiểm kê hàng tồn kho tốt sẽ giúp chính doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí lưu kho. Vì vậy, muốn giảm bớt được chi phí thì doanh nghiệp phải xây dựng quy trình cũng như tổ chức kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả.

Quy trình kiểm kê kho thực hiện theo các bước như sau:

1. Chuẩn bị trước khi kiểm kê:

• Thành lập hội đồng kiểm kê: gồm có thành viên kho (thủ kho, nhân viên kho), kế toán kho, đại diện Ban lãnh đạo/bộ phận giám sát (QA).
• Lập kế hoạch kiểm kê:bao gồm các loại hàng hóa/nguyên vật liệu sẽ kiểm kê, trình tự kiểm kê, cách thức tổng hợp, đối chiếu kết quả, phương pháp kiểm kê cho phù hợp với từng loại hàng tồn kho.

2. Tiến hành kiểm kê:

• Bước 1: Lập danh sách hàng tồn kho phục vụ kiểm kê.

In danh sách hàng tồn kho tại thời điểm hiện có, được sắp xếp theo trình tự hợp lý, thuận tiện cho công tác kiểm kê.

• Bước 2: Tiến hành kiểm kê độc lập.

Tổ chức các nhóm kiểm kê, mỗi nhóm ít nhất có 2 thành viên. Những cá nhân tham gia kiểm kê ghi chép độc lập vào bảng kiểm kê: số lượng, chất lượng hàng thực tế tại kho.

• Bước 3: Đối chiếu số liệu giữa các cá nhân tham gia kiểm kê

Đối chiếu chéo số liệu giữa các bảng kiểm kê, nếu có sai lệch thì kiểm đếm lại một lần nữa.

• Bước 4: Chốt số liệu kiểm kê, đối chiếu với sổ sách

Chốt số liệu kiểm kê sau khi đối chiếu chéo, sau đó đối chiếu với số liệu theo sổ sách. Thủ kho giải trình các sai lệch so với sổ sách nếu có.

• Bước 5: Tìm hiểu nguyên nhân chênh lệch và xử lý

Sau khi tìm hiểu nguyên nhân các sai lệch, ghi chú vào bảng kiểm kê để có căn cứ xử lý các sai lệch nếu có để đảm bảo hàng tồn kho thực tế khớp với sổ sách

• Bước 6: Lập biên bản kiểm kê.

Đưa ra kết luận, đề xuất phương án xử lý… Các bên tham gia kiểm kê ký xác nhận vào biên bản kiểm kê.

3. Xử lý kết quả kiểm kê:

Căn cứ vào kết luận trong Biên bản kiểm kê, các cá nhân có liên quan sẽ thực hiện xử lý theo hướng dẫn, thông thường sẽ xảy ra các trường hợp sau:

• Chênh lệch thừa (số lượng thực tế nhiều hơn so với sổ sách): có thể do việc nhầm lẫn do ghi chép số liệu, chưa nhập số liệu khi nhập hàng mới, nhầm lẫn khi xuất kho …
• Chênh lệch thiếu (số lượng thực tế ít hơn so với sổ sách): có thể do việc nhầm lẫn do ghi chép số liệu, chưa nhập số liệu khi nhập hàng mới, nhầm lẫn khi xuất kho …Cần cân nhắc xử lý kịp thời vì có thể do hao hụt do biệt trữ, vận chuyển hàng hóa, hoặc gian lận, thất thoát…
• Trường hợp hàng tồn kho kém phẩm chất, gần hết hạn sử dụng, chậm luân chuyển: cần đánh giá lại giá trị hợp lý hàng tồn kho, điều chỉnh kế hoạch sản xuất kinh doanh, đảm bảo lượng tồn hợp lý hoặc thanh lý hàng tồn kho.